关于启用OA办公自动化系统的通知

新保协发〔2011〕 74号

各会员公司、各地州市保险行业协会：

　　为全面提升行业综合管理水平，提高工作效率，加快推行无纸化办公模式，实现节能降耗的目的，自2010年11月以来，经过近半年时间的筹建，新疆保险业OA办公自动化系统建设已基本完成。期间经历了“需求分析、资金筹集、供应商选择、网络及硬件环境搭建、软件系统建设、系统培训、系统调整、系统验收”等过程。目前，该系统已能够投入使用。现就在全行业范围内逐步启用办公自动化(OA)系统(以下简称OA系统)有关事项通知如下：

　　一、充分认识OA系统在行业应用中的重要意义

　　1、节约成本，提高工作效率。OA系统能够实现无纸化办公，节约了大量印发文件、报表、信息稿件等报送材料所需的人力、物力成本，同时明确的工作流向和工作流程能够节省大量工作时间。

　　2、为行业搭建协同工作平台。由于协同工作需要相同工作需求和相近工作内容的岗位、人员共同完成，通过OA系统能够消除同业信息共享程度不高、管理分散等“信息孤岛”、“资源孤岛”，能够保证沟通过程的时效性、完整性和全面性。

　　3、基于互联网，方便随时办公。为了避免受工作环境限制产生的不利影响，行业OA系统基于互联网的B/S模式，系统组织架构中的任何人只要在能够访问互联网的条件下，不受时间、空间的限制，能够及时方便处理业务。

　　二、OA组织机构架设及系统应用范围

　　(一)组织机构架设

　　1、该系统定位于新疆保险业OA办公系统，组织机构包括新疆保监局、新疆保险行业协会、保险学会、12家人身险公司、15家财产险公司、14家地州市保险行业协会、6家保险中介机构会员。

　　2、组织机构人员：

　　(1)新疆保监局：从局领导到各处室干部、职工，共66人。

　　(2)新疆保险行业协会、保险学会：秘书处16人。

　　(3)人身险公司、财产险公司：包括新疆保险行业协会、保险学会理事、常务理事、各专业工作委员会成员、兼职副秘书长;各公司公文管理员、统计、品宣员、IT、定点医院管委会成员;财产险公司承保、理赔负责人，车险信息平台负责人;人身险公司银保工作组成员。其中，财产险公司共154人，人身险公司171人。(各公司人员名单附后)

　　(4)各地州市保险行业协会：14个地州市保险行业协会秘书长和工作人员共38人。

　　(5)计划根据工作需要逐步将各地州市保险行业协会会员公司相关机构、部门人员纳入OA系统。

　　(6)6家中介会员公司总经理、办公室相关人员。

　　(二)系统应用范围

　　1、协同办公：凡组织架构下所有人员均可选择对象发送协同。一般以协同方式发起的工作事项是与发送范围内所有人员共同相关的工作，需要大家相互配合完成或知晓的事项。

　　2、公文收发：

　　(1)新疆保险行业协会、新疆保险学会及各地州市保险行业协会能够直接应用OA系统中的公文模板，直接行文、套红、加盖公章。

　　(2)由于各公司行政权限不同，无法完全统一公文模板和流程，目前采取以下途径进行公文交换：各公司通过公司内部OA系统直接生成.pdf格式红头文件的，公文管理员可直接以协同方式上传至新疆保险行业协会、新疆保险学会;不能生成.pdf文件的，须扫描成不可修改的格式文件以协同方式上传至新疆保险行业协会、新疆保险学会。

　　(3)与新疆保监局的公文交换在试运行阶段暂不能实现。

　　3、统计报表：由各公司、各地州市保险行业协会业务统计报表负责人直接调用OA系统中相应表单模板，填写统计数据，经部门负责人审核后提交数据信息。具体流程为：各公司统计填表—各公司部门经理审核—协会统财部统计助理核对、汇总—协会统财部部长审核—协会统财部统计助理以协同方式发送相关部门、相关人员。

　　4、投递稿件：由各公司、各地州市保险行业协会品宣员直接调用OA系统中表单模板，填写投递稿件信息(稿件以附件方式发送)—学术信息部编辑编稿—学术信息部部长核稿—学术信息部编辑采用。

　　5、信访投诉受理：由协会相关业务部门调用信访投诉受理表单，填写受理和转办要素，以协同方式发送至各公司公文管理员转办。各公司处理完成的投诉案件需加盖公章返回给协会相关业务部门。

　　6、邮件管理：OA系统用户可在“个人设置”的“邮箱设置”中，将个人邮箱添加到OA系统中，方便直接在OA系统中查阅电子邮件。

　　7、信息共享：包含公众信息、论坛、单位文档、规章制度。将目前适用的法律、行政法规、监管规定、行规行约等内容逐步进行信息共享，使OA系统成为行业的工具库、信息库。

　　三、阶段性工作任务

　　1、试运行阶段(6月15日——7月14日)

　　在试运行阶段，各公司、各地州市保险行业协会应组织相关部门、人员尽快熟悉并掌握OA系统的各项工作流程和具体操作程序，逐步适应使用OA系统完成发起协同、发送公文、上报报表、投递稿件等工作。

　　各公司管理员(每个公司设一名管理员，由IT负责)应仔细核对人员信息列表，确保本公司人员信息配置准确;在人员发生变动(离职、升迁、调动等)时，须及时更改人员信息，做好用户帐号的变更、注销等事宜;负责本公司用户使用环境配置;解决使用过程中出现的问题等。各地州市保险行业协会暂不设置管理员，遇有以上问题的，应及时告知新疆保险行业协会、保险学会综合管理服务部。

　　各公司、各地州市保险行业协会公文管理员应及时查看OA系统发布的信息、通知、文件，并进行发文、告知、传阅、存档等相关处理。

　　其他相关人员应熟悉各项工作流程，熟练各项应用操作。

　　试运行阶段为OA系统过渡使用期，实行纸质公文与OA系统电子公文并行流转。试运行结束，新疆保险行业协会、保险学会将OA系统试运行阶段情况向新疆保监局进行专题汇报。

　　2、正式启用阶段(7月15日起)。

　　OA系统正式启用后，在OA系统中所发公文与传统公文具有同样的效力，新疆保险行业协会、保险学会一般不再下发和接收纸制文本。各公司、各地州市保险行业协会公文管理员应每天上午上下班及下午上下班时间至少4次登录办公OA系统，及时查阅是否有文件签收，以确保公文的正常流转。其他人员应每天上、下班至少登陆两次系统，确保相关工作顺利开展。

　　为规范OA系统使用和管理，新疆保险行业协会、保险学会将制定《新疆保险业OA系统运行管理暂行规定》，进一步明确各相关人员的职责、权利和义务，经理事会、常务理事会审议后施行。

　　四、登录设置及环境要求

　　(一)登录设置

　　1、浏览器设置：

　　(1)浏览器为通用浏览器，如IE、360、遨游等浏览器。

　　(2)工具菜单的Internet选项中“安全”标签下，添加https://124.117.222.70为可信任站点;将自定义级别中Active控件下所有项全部启用;“内容”标签下，将根证书导入“受信任的根证书颁发机构”;“高级”标签下，安全项中取消“对证书地址不匹配发出警告*”。

　　(3)工具菜单的“弹出窗口阻止程序”中“关闭弹出窗口阻止程序”。

　　2、登录地址为https://124.117.222.70，或在新疆保险网(www.xjbxw.org.cn)首页上点击“OA系统”进入登录界面。

　　3、辅助程序安装：登陆界面出现后，点击用户名、密码下方的“辅助程序安装”，在弹出的页面“请选择”下拉菜单中分别选择4个控件(IE控件、A6精灵客户端控件、根证书安装和office插件标准版控件)下载、安装。根证书安装见Internet选项下的根证书导入。

　　(二)网络环境要求

　　根据各公司网络环境的不同情况，属于总公司集中管理的，各公司应向总公司打签报，申请开通1个路由指向新疆保险业OA系统服务器(地址：https://124.117.222.70);属于新疆分公司管理的，由新疆分公司信息技术部解决以上问题，以确保本公司OA系统用户通过互联网能访问此办公平台。建议各公司网络带宽至少2M以上。

　　五、其他要求：

　　1、OA系统在建设和使用初期可能会经历较长期和繁杂的过程，但适用、实用的OA系统将对行业应用产生一劳永逸的影响。请各公司、各地州市保险行业协会领导高度重视此项工作，充分认识办公OA系统应用的必要性，督促相关部门、人员加强OA系统应用，熟悉各功能模块，充分发挥办公自动化的高效率和资源共享的作用。

　　2、OA系统运行的组织与管理工作由新疆保险行业协会、保险学会综合服务部负责。为便于系统的更新与完善，请各公司、各地州市保险行业协会在使用过程中及时反馈意见和建议，以便进一步完善该系统功能。

　　联 系 人：周凌、丁伟、周静

　　联系电话：0991—2603952、2605176、2603911

　　二〇一一年六月十三日

　　主题词：综合文秘 OA系统 启用 通知

　　抄送：秘书长

　　编录：丁伟                                            校对：周凌

　　新疆保险行业协会                          2011年6月13日印发